Für eine Bauausschreibung sind ein nachvollziehbarer Planungsstand, Angaben zu den gewünschten Leistungen und ein abgestimmter Zeitrahmen wichtig. Bauherren müssen nicht bereits fertige Leistungsverzeichnisse mitbringen. Zum Einstieg sollte aber erkennbar sein, welche Unterlagen vorliegen, welche Entscheidungen fehlen und wer die offenen Punkte bearbeitet.
Nicht möglichst viele Dateien, sondern ein eindeutiger Stand
Ein Grundriss mit älterem Datum, eine überarbeitete Raumliste und eine separat verschickte Änderung können unterschiedliche Vorgaben enthalten. Für die Vorbereitung hilft deshalb eine Unterlagenliste: Dokumentname, Stand, zuständige Planung und Freigabestatus. Überholte Fassungen sollten als solche erkennbar bleiben und nicht versehentlich als Grundlage verwendet werden.
Für ein erstes Gespräch genügt häufig ein übersichtlich zusammengestellter Projektstand. Für das anschließende Erstellen von Leistungsverzeichnissen müssen die erforderlichen Angaben dagegen ausreichend geklärt sein. Welche Planungstiefe benötigt wird, hängt von der jeweiligen Bauaufgabe und dem vorgesehenen Vergabeweg ab.
Ausführungsplanung und Beiträge der Fachplanung zusammenführen
Anlage 10 der HOAI ordnet das Aufstellen von Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen und das Ermitteln der Mengen auf Grundlage der Ausführungsplanung der Leistungsphase 6 zu. Beiträge anderer fachlich Beteiligter sind dabei einzubeziehen. Auch die Abstimmung der Schnittstellen und das Zusammenstellen der Vergabeunterlagen gehören zu diesem Leistungsbild.
Praktisch sollten deshalb nicht nur die Gebäudepläne betrachtet werden. Je nach Vorhaben werden beispielsweise Unterlagen zu Tragwerk, technischer Gebäudeausrüstung und den vorgesehenen Materialien benötigt. Fehlende Angaben gehören in eine offene-Punkte-Liste mit Zuständigkeit und Bearbeitungstermin. Eine Ausschreibung ersetzt keine noch ausstehende Fachplanung.
Checkliste für das erste Ausschreibungsgespräch
Stellen Sie vorhandene Unterlagen zusammen und kennzeichnen Sie, was noch fehlt. Diese Übersicht ist eine Gesprächshilfe, keine für jedes Bauvorhaben vollständige Vergabeunterlagenliste.
- Projektbeschreibung: Nutzung, Standort, Neubau oder Umbau und betroffene Gebäudeteile.
- Aktuelle Pläne und Details mit Datum sowie bekannte Änderungen und offene Freigaben.
- Vorhandene Fachplanungen und eine Übersicht der beteiligten Planer.
- Bei Bestandsgebäuden: vorhandene Bestandsunterlagen und bereits bekannte Untersuchungsergebnisse.
- Gewünschte Qualitäten und Ausstattungen sowie noch zu treffende Materialentscheidungen.
- Vorgesehene Bauabschnitte, Zeitfenster, Zugänge und eine mögliche Weiternutzung des Gebäudes.
- Verfügbarer Kostenstand und die Zuständigkeit für weitere Entscheidungen.
Schnittstellen ausdrücklich benennen
Ein typischer Abstimmungspunkt ist der Übergang zwischen Ausbau und technischer Gebäudeausrüstung. Wer beschreibt eine Öffnung, wer berücksichtigt den Anschluss und welche Leistung folgt anschließend? Solche Fragen lassen sich nicht allein durch die Zahl der Positionen beantworten. Entscheidend ist eine abgestimmte Zuordnung zwischen den Leistungsbereichen.
Dieses Beispiel beschreibt eine allgemeine Planungssituation und keinen dokumentierten Fehler aus einer unserer Referenzen. Eine frühe Schnittstellenklärung schafft eine nachvollziehbare Grundlage; sie ist keine Garantie dafür, dass später keine Änderungen oder zusätzlichen Leistungen entstehen.
Zeit für Rückfragen und Entscheidungen vorsehen
Zur Vorbereitung gehört auch der Vergabeterminplan. Zwischen Unterlagenzusammenstellung und Auftragserteilung liegen weitere Schritte: Angebote werden eingeholt, geprüft und gewertet; Rückfragen und notwendige Abstimmungen müssen bearbeitet werden. Einen allgemeingültigen Zeitraum gibt es dafür nicht.
Wer einen festen Ausführungsbeginn anstrebt, sollte die benötigten Entscheidungen rückwärts mit den Beteiligten abstimmen. Dabei werden die erforderlichen Planfreigaben, die Bearbeitung der Vergabeunterlagen und die Zeit für die Angebotsprüfung sichtbar. Die HOAI beschreibt die Angebotsprüfung, den Preisspiegel und die Vergabevorschläge in Leistungsphase 7. Die konkreten Aufgaben und Befugnisse ergeben sich aus der Beauftragung.
Beispiel aus München: Kita am Dülferanger
Bei der Kita am Dülferanger in München-Hasenbergl übernahm Pöhlmann + Krompass die Leistungsphasen 6 bis 8: Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe und Objektüberwachung. Die Planung der Leistungsphasen 1 bis 5 lag bei Reinhart + Partner Architekten und Stadtplaner mbB. Die Referenz zeigt unseren Leistungsumfang, ohne daraus pauschale Aussagen zu Kostenersparnissen oder Terminverbesserungen abzuleiten.
Sie möchten die Ausschreibung für ein Vorhaben in München oder im Umland vorbereiten? Schildern Sie uns die Bauaufgabe, den vorhandenen Planungsstand und den gewünschten Zeitraum. Im ersten Austausch lässt sich klären, welche Grundlagen bereits vorliegen und welche Unterstützung bei Ausschreibung und Vergabe sinnvoll ist. Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine projektspezifische Prüfung oder vergaberechtliche Beratung.