Projektleitung braucht geklärte Zuständigkeiten und einen gemeinsamen Überblick über die nächsten Entscheidungen. Für Bauherren ist dabei wichtig: Wer bereitet eine Entscheidung vor, wer darf sie treffen und bis wann wird sie benötigt? Welche Aufgaben eine externe Projektleitung übernimmt, ergibt sich aus ihrer konkreten Beauftragung.
Aufgabe, Prüfung und Freigabe auseinanderhalten
Ein offener Punkt wie die Auswahl einer Ausstattung enthält oft mehrere Schritte. Zunächst werden Anforderungen und Varianten zusammengestellt, anschließend die Auswirkungen abgestimmt und schließlich eine Entscheidung getroffen. Wenn alle Schritte denselben pauschalen Status bekommen, bleibt unklar, an welcher Stelle die Bearbeitung tatsächlich steht.
Ein übersichtlicher Eintrag benennt deshalb den Gegenstand, die zuständige Vorbereitung, den Entscheider und den benötigten Termin. Dabei ist festzuhalten, welche Informationen noch fehlen. Die folgende Struktur ist eine allgemeine Organisationshilfe, kein Bericht über einen konkreten Projektverlauf unseres Büros.
- Gegenstand: Was genau ist zu entscheiden?
- Grundlage: Welche Planung oder Variante liegt vor?
- Auswirkungen: Welche Fragen zu Kosten und Terminen sind noch zu klären?
- Zuständigkeit: Wer bereitet vor und wer gibt frei?
- Nächster Schritt: Was muss bis wann vorliegen?
Nicht jede Entscheidung ist sofort fällig
Eine Liste aller offenen Fragen ist noch keine Priorisierung. Hilfreich ist der Bezug zum nächsten Planungsschritt oder Bauabschnitt: Welche Entscheidung wird dort tatsächlich benötigt? Welche fachliche Klärung muss vorher erfolgen? So können Besprechungen auf die Punkte ausgerichtet werden, die als Nächstes weiterbearbeitet werden müssen.
Feste Fristen allein lösen fehlende Grundlagen nicht. Ist eine Entscheidung noch nicht belastbar vorbereitet, sollte das im Status erkennbar sein. Eine vorschnelle Freigabe ersetzt keine ausstehende fachliche Prüfung.
Projektleitung und Bauüberwachung nicht gleichsetzen
Die Objektüberwachung ist im Leistungsbild Gebäude und Innenräume der HOAI in Leistungsphase 8 beschrieben. Dazu gehören unter anderem die Überwachung der Ausführung, die Koordination der fachlich Beteiligten und die Dokumentation des Bauablaufs. Die Bezeichnung Projektleitung legt dagegen für sich genommen noch keinen einheitlichen Vertragsumfang fest.
Im Erstgespräch sollten daher Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Schnittstellen zur Planung, Fachplanung und Bauüberwachung ausdrücklich benannt werden. So bleibt erkennbar, welche Leistungen bereits vergeben sind und wo ergänzende Unterstützung gewünscht ist.
Welche Angaben für eine Anfrage hilfreich sind
Nennen Sie die Bauaufgabe, den Standort, den aktuellen Projektstand und die bereits beteiligten Büros. Beschreiben Sie anschließend möglichst konkret, wo Unterstützung benötigt wird: etwa bei der Abstimmung offener Punkte, beim Überblick über Entscheidungen oder an Schnittstellen zwischen Beteiligten.
Pöhlmann + Krompass bespricht mit Ihnen den gewünschten Umfang für Ihr Vorhaben in München und im Umland. Eine Anfrage ist noch keine Beauftragung. Leistungsumfang, Befugnisse und Zusammenarbeit werden projektspezifisch geklärt.